Personeelsregelement

door

Wijzigingen in personalia dienen altijd direct – schriftelijk – te worden doorgegeven aan de directie.

1. In het kader van de Wet op de identificatieplicht moet de werknemer, op verzoek van personen die daartoe bevoegd zijn, altijd een identiteitsbewijs kunnen laten zien. Bij controle (tijdens het werk) gelden de volgende geldende identiteitsbewijzen als afdoende:

  • Nederlands paspoort;
  • Nederlandse identiteitskaart;
  • gemeentelijke identiteitskaart;
  • nationaal paspoort en identiteitsbewijs van een land van de Europese Economische Ruimte (EER);
  • (elektronisch) W-document (voor asielzoekers);
  • verblijfsdocument van de Vreemdelingendienst I tot en met IV of de Europese Unie/Europese economische ruimte (EU/EER);
  • nationaal paspoort van een land buiten de EER met een geldige sticker voor verblijfsaantekeningen vluchtelingenpaspoort;
  • vreemdelingenpaspoort;
  • diplomatiek paspoort;
  • dienstpaspoort.
  • Of andere door de overheid geaccepteerde legitimatiebeIndien een identiteitsbewijs bij een controle op de werkplek niet kan worden getoond, pleegt de werknemer een strafbaar feit. De politie heeft in een dergelijk geval de bevoegdheid om de werknemer mee te nemen naar het politiebureau voor een onderzoek naar de identiteit van de werknemer. Gedurende deze afwezigheid is de werknemer niet gerechtigd tot doorbetaling van het salaris. Bovendien kan de werknemer een boete krijgen. Indien de werknemer een boete krijgt opgelegd, komt deze voor zijn eigen rekening.wijzen op dat moment.

2. De werknemer is tijdens werktijden behoorlijk gekleed en verzorgd passend bij zijn of haar functie. Indien werknemer naar oordeel van werkgever niet passend gekleed is, zal werkgever dit aan werknemer kenbaar maken.

3. De werknemer dient de werkplek aan het einde van de werkdag opgeruimd achter te laten. Dit houdt onder meer in dat alle dossiers en schrijfmaterialen in kasten/laden moeten worden opgeborgen en dat afval wordt gedeponeerd in de daarvoor bestemde afvalbakken.

4. Ongevallen die medische verzorging behoeven, dienen door de werknemer zo spoedig mogelijk te worden gemeld bij de directie van de werkgever, alsmede aan de eventuele leidinggevende van de werknemer.

5. De werknemer is verplicht alle zaken, waaronder in ieder geval begrepen apparatuur, machines, gereedschappen en voertuigen, welke door de werkgever aan de werknemer ter beschikking zijn gesteld, zorgvuldig te beheren. De werknemer is verplicht de werknemer terstond kennis te geven van een gebrek aan of verlies van enige zaak waarvan een goed werknemer kan veronderstellen dat de wetenschap voor de werkgever van belang is.

1.1 Algemene gedragscode

1. Omgaan met klanten
Onze klanten zijn de bron van ons bestaan. Het is dan ook van groot belang om klanten en potentiële klanten zo goed mogelijk bedienen.

  • Klanten worden bij voorkeur met ‘u’ en ‘meneer’ of ‘mevrouw’ aangesproken, tenzij de klant zelf aangeeft dat hij dat anders wil.
  • Luister naar de klant; wat wil hij en hoe wil hij dat?
  • Maak concrete afspraken en kom die ook na.
  • Als een belofte niet nagekomen kan worden dan dient dat per omgaande aan de klant te worden gemeld. Daarbij dient ook een adequate oplossing te worden voorgesteld.
  • De privacy van klanten dient te worden gerespecteerd. Informatie over klanten dient op een deugdelijke wijze te worden geadministreerd. Voor onbevoegden mag het nooit mogelijk zijn om kennis te nemen van klantengegevens.
  • Klachten dienen altijd schriftelijk te worden gemeld aan de leidinggevende. Vervolgens dienen zij adequaat, zo snel mogelijk en altijd in overleg met de klant en zo nodig in overleg met de directie of eventueel leidinggevende te worden opgelost. De klant dient bovendien te allen tijde te worden gewezen op de mogelijkheid om een officiële klacht bij de directie van Mediacooks in te dienen.

2. Omgaan met externe relaties
Als een werknemer een uitnodiging van een relatie ontvangt, dient immer met de directie of eventueel de leidinggevende te worden overlegd of op de uitnodiging kan worden ingegaan, vóórdat de uitnodiging wordt aanvaard. Als positief op de uitnodiging kan worden ingegaan, dan dient men zich te realiseren dat men dat als afgevaardigde van Mediacooks doet. In dergelijke gevallen dient men zich aldus te alle tijden aan deze gedragsregels te houden.

3. Omgaan met persoonlijke belangen
(Schijn van) belangenverstrengeling dient te alle tijden te worden voorkomen. Zodra sprake is van (directe of indirecte) persoonlijke belangen die kunnen conflicteren met de belangen van Mediacooks of met die van klanten, leveranciers of andere relaties, dient overleg met de directie of de eventuele leidinggevende en plaats te vinden.

4. Nevenactiviteiten
Alle nevenactiviteiten, betaald én onbetaald, die op enigerlei wijze kunnen leiden tot belangenverstrengeling en/of tot concurrentie van klanten, leveranciers of andere relaties, dienen vooraf ter goedkeuring te worden voorgelegd aan de directie.

5. Privé zaken regelen in werktijd
Privé zaken worden in principe in privétijd geregeld. Beperkte privéaangelegenheden mogen tijdens werktijd worden geregeld, zolang die beperkt blijven tot een enkel telefoontje of kort mailtje. Als zich een privésituatie voordoet die meer aandacht van de werknemer vraagt, dan dient daarover vóóraf te worden overlegd met de directie of de eventuele leidinggevende.

6. Omgaan met collega’s
In de omgang met collega’s en de directie streeft de werkgever openheid en eerlijkheid na. Over geleverde prestaties wordt verantwoording afgelegd, ook over de wijze waarop die prestaties zijn bereikt. Het maken van fouten is niet erg, het (proberen te) verdoezelen ervan wel.

7. Geen ongewenst gedrag
Discriminatie, (seksuele) intimidatie, fysiek of verbaal geweld wordt binnen Mediacooks beslist niet geaccepteerd. Geen enkel excuus wordt dienaangaande aanvaard. Indien sprake is van dit soort ongewenst gedrag, zal werkgever gepaste maatregelen treffen. De werkgever zal zich zonodig deskundig laten ondersteunen door een Arbodienst.

8. Persoonlijke relaties met concurrenten
Wanneer sprake is van een persoonlijke relatie met een medewerker, directielid, eigenaar of anderszins betrokkene van een met Mediacooks concurrerende onderneming, dient daarvan bij aanvang van het dienstverband of onmiddellijk na het ontstaan van de relatie melding te worden gedaan aan de leidinggevende en aan de directie. Indien nodig zullen passende maatregelen worden genomen teneinde het bedrijfsdebiet van Mediacooks te beschermen.

9. Omgaan met bedrijfseigendommen
Bedrijfseigendommen van Mediacooks worden immer met zorg en voorzichtigheid gebruikt. Handleidingen dienen te worden gelezen en nageleefd en aanwijzingen over het gebruik dienen te worden opgevolgd. Zonder voorafgaande schriftelijke toestemming mogen de bedrijfseigendommen van Mediacooks niet voor privé-doeleinden worden gebruikt. Daaronder vallen niet alleen computers, gereedschap en andere ‘grotere’ bedrijfseigendommen, maar bijvoorbeeld doch niet uitsluitend ook papier, postzegels, pennen en ander ‘klein materiaal’.

10. Handelen in strijd met de gedragsregels
Werknemers hebben de plicht om werknemers die zich niet aan de gedragsregels houden daar op aan te spreken en zo nodig te melden aan de directie. Deze gedragsregels zijn niet vrijblijvend. Het niet naleven van deze regels heeft gevolgen.

2. Eigendom werkgever

a. De aan de werknemer beschikbaar gestelde bedrijfskleding en de beschermingsmiddelen blijven eigendom van de werkgever.

b. De werknemer is verplicht de eigendommen bij de werkgever in te leveren op het moment dat:

  • De arbeidsovereenkomst met de werknemer wordt beëindigd;
  • De werknemer niet langer verplicht is de bedrijfskleding te dragen;
  • De bedrijfskleding is vervangen door nieuwe bedrijfskleding;
  • De werknemer langer dan 4 weken aan een gesloten arbeidsongeschikt is. .

3. Geheimhouding

  1. De werknemer verplicht zich om noch- tijdens noch na beëindiging van- de arbeidsovereenkomst, aan derden enigerlei mededeling te doen omtrent hetgeen hem bekend is van de werkgever of van een of meer ondernemingen die met de werkgever economisch of organisatorisch zijn verbonden, waarvan hij weet of kan vermoeden dat hierdoor de belangen van de werkgever en/of van deze gelieerde ondernemingen zouden kunnen worden geschaad alsmede van aangelegenheden waaromtrent hem door de werkgever geheimhouding is opgelegd. Deze verplichtingen strekken zich mede uit tot zaken betreffende de werkgever of overige relaties van de werkgever en de met hem verbonden ondernemingen.
  2. Deze verplichting bestaat niet tegenover hen, die delen in de verantwoordelijkheid voor een goede vervulling van de functie van de werknemer noch ook tegenover hen, wier medewerking tot die vervulling noodzakelijk is te achten, indien en voor zover deze zelf tot geheimhouding verplicht zijn of zich verplichten.
  3. Overtreding van deze verplichting gedurende de dienstbetrekking zal tussen de werkgever en de werknemer gelden als een dringende reden om de arbeidsovereenkomst met onmiddellijke ingang op te zeggen, onverminderd het recht van de werkgever tot het vorderen van volledige schadeloosstelling.
  4. De werknemer zal gedurende de arbeidsovereenkomst informatie dan wel bedrijfsgeheimen van een vorige werkgever of een concurrerende onderneming niet op onrechtmatige wijze gebruiken dan wel openbaar maken en zal geen documenten dan wel andere zaken van een dergelijke vorige werkgever of concurrerende onderneming in het bedrijfsgebouw van de werkgever brengen zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de rechthebbende.
  5. De werknemer is ermee bekend dat overtreding van de geheimhoudingsverplichting een misdrijf is in de zin van artikel 273 van het Wetboek van Strafrecht (schending van bedrijfsgeheimen) en een dringende reden vormt voor ontslag op staande voet.

4. Computergebruik

  1. De werknemer mag alleen voor zakelijke doeleinden bij de werkgever gebruik maken van de door de werkgever ter beschikking gestelde computer(s) en de daarop geïnstalleerde software, waaronder doch niet beperkt tot internet en e-mail. Indien de werknemer voor een ongeoorloofd doel van een computer van de werkgever gebruik maakt, is de werknemer voor daardoor ontstane schade – aan de computer en/of programmatuur en/of anderszins – aansprakelijk.
  2. Het downloaden en installeren van programmatuur is slechts toegestaan nadat daartoe toestemming is verleend door de verantwoordelijke leidinggevende.
  3. Het staat de werkgever vrij om periodiek te controleren of de werknemer zich houdt aan de onderhavige gedragsregels. Bij overtredingen kunnen, ook als er nog geen sprake is van opgetreden schade, de volgende disciplinaire maatregelen worden opgelegd:
    • Bij een eerste overtreding zal worden volstaan met een waarschuwing, tenzij er ook strafbaar is gehandeld;
    • bij herhalingen of strafbaar handelen zullen strengere maatregelen worden getroffen, zoals ontslag (op staande voet), al dan niet voorafgegaan door schorsing / op non-activiteit stelling, en verplichting tot volledige schadeloosstelling of schadevergoeding.

5. Gedragscode voor het gebruik van e-mail en internet

1. Doel van de afspraken

  1. Deze regeling geeft de wijze aan waarop in de organisatie wordt omgegaan met e-mail en internetgebruik. Deze omvat gedragsregels ten aanzien van verantwoord e-mail en internetgebruik en regels over de wijze waarop controle op e-mail en internetgebruik plaats vindt.
  2. De controle op persoonsgegevens over e-mail en internetgebruik vindt plaats met als doel:
    • bewijs en archivering;
    • systeem- en netwerkbeveiliging;
    • bescherming van bedrijfsgeheimen;
    • voorkoming van negatieve publiciteit;
    • beheersing van netwerkkosten en -capaciteit;
    • beperking van niet-productieve besteding van werkbare uren.

2. Algemene uitgangspunten

a. De controle op e-mail en internetgebruik zal overeenkomstig deze afspraak uitgevoerd worden. Indien er zich situaties voordoen waarin deze regeling niet voorziet, zal conform het arbeidsrechtelijk kader en de Wet bescherming persoonsgegevens (WBP) gehandeld worden.

b. Gestreefd wordt naar een goede balans tussen controle op verantwoord e-mail en internetgebruik en bescherming van de privacy van werknemers op de werkplek. Persoonsgegevens over e-mail en internetgebruik worden niet langer bewaard dan noodzakelijk, met een maximum bewaartermijn van 6 maanden.

c. De werkgever treft voorzieningen over de positie en integriteit van de systeembeheerder en/of afdeling systeembeheer en de controle daarop.

3. E-mailgebruik

a. Werknemers mogen incidenteel en kortstondig het e-mailsysteem gebruiken voor het ontvangen en versturen van persoonlijke e-mailberichten, mits dit niet storend is voor de dagelijkse werkzaamheden en het computernetwerk.

b. Het versturen van e-mailberichten moet voldoen aan de volgende voorwaarden:

  1. Voor over het zakelijke email betreft, dient het bericht te voldoen aan dezelfde voorwaarden als voor andere zakelijke correspondentie;
  2. Het meezenden van de bijlagen (attachments) c.q. de omvang daar van dient bij zakelijke e-mail zoveel mogelijk te worden beperkt;
  3. Het meezenden van de bijlagen (attachments) bij privé e-mail is niet toegestaan;
  4. Bij alle berichten dient de geldende standaard disclaimer te worden meegezonden, ook als deze niet automatisch door het systeem wordt gegenereerd.

c. Het is niet toegestaan om het e-mailsysteem te gebruiken om:

  1. Dreigende, beledigende, seksueelgetinte dan wel discriminerende berichten te versturen;
  2. Ketting brieven te versturen;
  3. Berichten te versturen met het oog op het totstand brengen van persoonlijke zakelijke transacties zoals het kopen of verkopen van goederen en diensten;
  4. Berichten te versturen waarin vertrouwelijke (bedrijfs-)informatie is opgenomen of waar uit dergelijke informatie kan worden afgeleid.

d. De werknemer draagt er zorg voordat hij aan e-mails een handtekening met de nodige contactinformatie toevoegt, met inbegrip van adres, werkdagen en telefoonnummer.

e. De werknemer is gehouden bij langdurige afwezigheid (1 dag of meer) de afwezigheid assistent in te stellen. Daarin dient te worden vermeld hoe lang de afwezigheid duurt en waar of bij wie men bij urgente zaken terecht kan.

4. Internetgebruik

a. Werknemers mogen incidenteel en kortstondig het internetsysteem voor persoonlijke doeleinden gebruiken, mits dit niet storend is voor de dagelijkse werkzaamheden en het computernetwerk.

b. Het is niet toegestaan om:

  • Bewust websites te bezoeken die pornografisch, racistisch, discriminerend, beledigend of aanstootgevend materiaal bevatten;
  • Via een omweg te trachten websites te bezoeken waarvan de rechtstreekse toegang door de werkgever op technische wijze is geblokkeerd;
  • Op internet in strijd met de wet of onethisch te handelen;
  • Software en applicaties te downloaden, waaronder (maar niet beperkt tot) screensavers, software voor (al dan niet peer-to-peer) communicatie en uitwisseling van bestanden (inclusief multimedia bestanden) en dergelijke;
  • Andere omvangrijke bestanden te downloaden, anders dan voor zakelijk gebruik;
  • Deel te nemen in chatrooms en vergelijkbare discussiefora op internet.

5. Controle

Controle op e-mail en internetgebruik vindt slechts plaats in het kader van in artikel ‘doel van afspraken’ genoemde doelen. Deze doeleinden stellen beperkingen aan de omvang en wijze van controle:

  1. Conform de bedrijfsregels maakt de individuele medewerker (dan wel, in diens opdracht, het secretariaat) een of meer afdrukken van alle zakelijke e-mailberichten ter opneming in de relevante dossiers.
  2. Voor het tegengaan van virussen en andere schadelijke programma’s, kan het e-mail- en internetgebruik op geautomatiseerde wijze worden gecontroleerd.
  3. Controleophetuitlekkenvanbedrijfsgeheimenvindtplaatsopbasisvansteekproefsgewijze filtering op inhoud. Een verdacht bericht wordt uitgezet voor nader onderzoek.
  4. Controle op het voorkomen van negatieve publiciteit vindt plaats op basis van steekproefsgewijze filtering op inhoud. Verdachte berichten worden geautomatiseerd teruggestuurd naar de afzender. De toegang tot ‘verboden websites’ kan door de werkgever op technische wijze worden geblokkeerd.
  5. Controle in het kader van beheersing van netwerkkosten en -capaciteit en optreden tegen niet-productieve besteding van werkbare uren vindt plaats aan de hand van de analyse van
  6. Verkeersgegevens (tijd, hoeveelheid berichten, omvang van het gegevensverkeer, URL’s van bezochte websites, en dergelijke).
  7. Controle vindt in beginsel plaats op het niveau van getotaliseerde gegevens die niet herleidbaar zijn tot individuele personen. Indien een werknemer of een groep werknemers ervan wordt verdacht de regels te overtreden, kan gedurende een vastgestelde (korte) periode gerichte controle plaats vinden.
  8. Controle beperkt zich in principe tot verkeersgegevens van het gebruik van e-mail en internet. Alleen bij zwaarwegende redenen vindt er controle op de inhoud plaats.
  9. ‘Verboden’ e-mail en internetgebruik wordt zo veel mogelijk softwarematig onmogelijk gemaakt. Overige controle vindt slechts steekproefsgewijs plaats.
  10. Overtreding van deze gedragscode leidt tot arbeidsrechtelijke maatregelen, waaronder de mogelijkheid van een ontslag op staande voet.
  11. E-mailberichten van bedrijfsartsen en andere medewerkers met een formele vertrouwensfunctie zijn in beginsel uitgesloten van controle. Dit geldt niet voor de controle op de veiligheid van het berichtenverkeer.

6. Rechten van de betrokkenen

  1. De werkgever informeert de werknemers voorafgaand aan de invoering van de regeling over controle op e-mail en internetgebruik, omtrent de doeleinden, de aard van de gegevens, de omstandigheden waaronder zij verkregen zijn en de inhoud van deze regeling.
  2. De werknemer kan zich tot de werkgever wenden met het verzoek om een volledig overzicht van zijn verwerkte persoonsgegevens. Het verzoek wordt binnen 4 weken beantwoord.
  3. De werknemer kan de werkgever verzoeken zijn persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen indien deze feitelijk onjuist zijn, voor het doel onvolledig of niet ter zake dienend, dan wel in strijd met een wettelijk voorschrift worden verwerkt. Het verzoek wordt binnen 4 weken beantwoord.
  4. De werknemer kan bij de werkgever verzet aantekenen tegen de verwerking van zijn persoonsgegevens in verband met bijzondere persoonlijke omstandigheden. De werkgever oordeelt binnen 4 weken na ontvangst van het verzet of dit gerechtvaardigd is. Indien de werkgever het verzet gerechtvaardigd acht, beëindigt hij terstond de verwerking.

6. Protocol sociale media

1. Toepasselijkheid

  1. Ter bescherming van de reputatie, kennis en informatie van de onderneming, heeft Mediacooks dit reglement voor gebruik van en deelname aan sociale media door werknemers van Mediacooks opgesteld.
  2. Onder sociale media wordt in het kader van dit reglement verstaan: blogs, wikis, podcasts, message boards, sociale netwerk sites, content sharing sites en andere Web 2.0 platforms.

2. Communicatie namens Mediacooks

  1. Het is werknemers alleen toegestaan om in sociale media te communiceren namens Mediacooks indien zij hiertoe bevoegd zijn. Een werknemer die wordt gevraagd om uitlatingen te doen namens Mediacooks (bijvoorbeeld in een interview) moet hiervoor toestemming krijgen van de directie.
  2. De werknemer ziet erop toe dat hij alleen correcte informatie verstrekt en correcte opmerkingen maakt in sociale media. Hij zorgt ervoor dat er een disclaimer wordt gebruikt. Hij identificeert zich te allen tijde als werknemer van Mediacooks en vermeldt steeds zijn functie.
  3. Het is de werknemer alleen toegestaan een bedrijfsprofiel, -groep of -netwerk aan te maken als hij daarvoor de toestemming heeft van zijn leidinggevende en van de directie. Indien de werknemer benaderd wordt door pers of andere media in verband met zijn uitlatingen in sociale media, dan meldt hij dit direct aan zijn leidinggevende en aan de directie. De werknemer moet zich bij zijn activiteiten in sociale media rekenschap geven van het feit dat zijn bedoelingen niet waarneembaar zijn. Het kan zijn dat uitlatingen op persoonlijke titel of in de privésfeer moeilijk te onderscheiden zijn van uitlatingen namens de werkgever. Om misverstanden te voorkomen ziet de werknemer erop toe dat getoonde opvattingen niet kunnen worden geassocieerd met de opvattingen van de werkgever;
  4. De werknemer geeft zichzelf bij deelname aan sociale media rekenschap van het feit dat deze deelname gevolgen kan hebben voor de veiligheid van het dataverkeer, privacy en dat dit kan leiden tot een vermeende of werkelijke verstrengeling van belangen. Ook dient hij zich ervan bewust te zijn dat zijn uitlatingen in sociale media gevonden kunnen worden via zoekmachines en opvraagbaar kunnen worden op andere pagina’s.
  5. De werknemer zal betaalde activiteiten in sociale media (bijvoorbeeld voor blogs) direct melden aan zijn leidinggevende.

3. Bescherming informatie en versterking van merkwaarde

a. De werknemer dient zich te onthouden van:

  • Het verstrekken van persoonlijke en zakelijke informatie over collega’s, partners, klanten en andere zakelijke relaties;
  • Het doen van uitlatingen over strategieën van Mediacooks;
  • Het geven van financiële informatie over Mediacooks;
  • Het geven van informatie over producten of diensten van Mediacooks;
  • Het doen van uitlatingen over concurrerende bedrijven, hun producten of diensten.

b. De werknemer beperkt zijn uitlatingen in sociale media namens Mediacooks tot reeds in bedrijfspublicaties en persberichten bekend gemaakte informatie.

c. De werknemer onthoudt zich van gebruik van logo’s, artikelen, video’s, afbeeldingen, handelsmerken etc. van Mediacooks, tenzij hij hiervoor toestemming heeft van de directie.

4. Gevolgen controversiële uitlatingen

a. De werknemer dient zich bewust te zijn van de gevolgen voor Mediacooks en haar relaties van ongepaste, onjuiste, onvolledige, beledigende, bedreigende of slecht geformuleerde uitlatingen in sociale media door de werknemer.

b. De werknemer dient zich er tevens bewust van te zijn dat Mediacooks er als gevolg van uitlatingen van de werknemer in sociale media toe kan overgaan om arbeidsrechtelijke maatregelen te nemen, waarbij een disciplinaire procedure of ontslag niet uitgesloten zijn.

7. Afsluiting

Ter afsluiting van deze formaliteiten willen wij jou laten weten dat wij blij zijn dat je ons team komt versterken. Wij kijken uit naar een prettige en vooral creatieve samenwerking. Je bent altijd welkom voor een idee dat ons team nog meer kan inspireren of verbeteren.